Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Навч. посібник. — К.: Літера, 2000. — 480 с.
§*3. Основні правила оформлення реквізитів
Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної сили.

27

Загальні вимоги до складання та оформлення документів

Таблиия 2 №

Реквізити

Розташування та правила оформлення

1

. 2

3

1

Державний герб

Посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації

2

Емблема організації чи підприємства

Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку

3

Зображення державних нагород

У верхньому лівому кутку або посередині документа

4

Код підприємства, установи, організації

У верхньому правому кутку

5

Код форми

документа

У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи

6

Назва міністерства або відомства, якому підтюряд-ковується установа

У верхньому лівому кутку або посередині сторінки

7

Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа

У верхньому лівому кутку.

Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом

8

Назва структурного підрозділу

У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом

9

Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку

У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 01054, м. Київ-54, вуя. Пирогова, 9, т.221-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО№ 321518

28

Розділ 1

Загальні вимоги до складання та оформлення документів

29

Таблиця 2. Продовження

Таблиця 2. Продовження

10

Назва виду документа

Посилання на індекс та дату вхідного документа

13

11

Дата

Місце

укладання

видання

14

чи

Гриф обмеження

доступу до документа

15

16

Адресат

12

Індекс

Зліва або посередині сторінки.

В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу

Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1999 р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік — 17.06.99 (тобто 17 червня 1999 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом

У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад:

Ns 02-10/36, де 02 — шифр структурного підрозділу; 10 — номер справи; 36 — реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії

У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 — номер справи за номенклатурою; 135 — порядковий номер

У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видасться документ

З правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка «для службового користування», «таємно», «цілком'таємно»

З правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем. Наприклад:

Друкарня «Преса Никонову Миколі України» Петровичу Головному «ул- Грінченка, редакторові • бу°- 7, кв. 19 Романову В. О. Київ-0401004

зо

Загальні вимоги до складання та оформлення документів

31

Розділ І

Таблиця 2. Продовження

Таблиця 2. Продовження

Гриф затвердження

Заголовок до тексту

17

19V

Відмітка про контроль

20

Текст

21

Відмітка про наявність

додатка

22

18

Резолюція

З

У верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:

— слово ЗАТВЕРДЖУЮ;

— назва посади;

— особистий підпис;

— ініціали та прізвище особи, що затвердила документ;

— дата затвердження.

Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ директор школи (підпис) Л.С.Семенова 07.10.99

У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів:

— прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ;

— вказівка на порядок виконання документа;

— термін виконання документа;

— особистий підпис керівника;

— дата.

Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, названа в резолюції першою_________________

Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника «про»; має буй лаконічним і точним, якнайпов-ніше розкривати зміст документа

З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її простав-ляють за формою «К» або «Контроль»

Складається з таких логічних елементів:

— вступу;

— доказу;

— закінчення.

Розташовується на всю ширину сторінки

(від поля до поля)______________

Ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків:

1) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так: Додаток: на 2 арк. у 3 прим.;

2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників: Додаток: «Проект реконструкції ділянки» на S арк. у 2 прим.

Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:

Додаток: на 2 арк. лише адресатові. У разі великої кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 7 арк.

Підпис

23V

Гриф узгодження

24

Розділ І

Таблиця 2. Продовження

Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:

— зазначення посади (з лівого боку);

— підпис (між назвою посади й прізвищем);

— ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч). Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною у послідовності що відповідає посаді.

Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду, то їхні підписи розташовуються на одному рівні:

Директор • Директор

зош№277 зош№282

/підпис/ /підпис/

Л.С.Семенова Ю.Ю. Некрасов Розшифрування підпису в дужки не береться

Розрізняють дві форми узгодження документів — внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із:

— слова «УЗГОДЖЕНО»;

— назви посади службової особи, з якою узгоджується документ, та назви установи;

— особистого підпису;

— його розшифрування;

— дати.

Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту «ПІДПИС» або на окремій 'сторінці. Наприклад:

УЗГОДЖЕНО:

Директор зош № 246

/підпис/К.С. Кущаєва

01.09.99

33

Загальні вимоги до складання та оформлення документів Таблиця 2. Продовження

1

2

3

25

Віза

Внутрішнє узгодження проекту документа — це його візування. Віза складається з: — особистого підпису особи, що візує; — дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали й прізвище): Завідувач кафедри (підпис) Б.М.Сайко 28.08.99 Невеликі зауваження (1 — 2 рядки) розташовуються перед візою. У разі внутрішнього узгодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі

26

Печатка

Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають, різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпо-рядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т.д.

27

Відмітка про засвідчення копій

У правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» слово «правильно»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис завіряється печаткою

2 С. В. Шевчук

34

28 Прізвище виконавця та номер його телефону

29 Відмітка про виконання документа й направлення його до справи

ЗО Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій

31 Відмітка про надходження

Розділ І

Таблиця 2. Продовження

Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з:

— прізвища виконавця;

— номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа________

Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості:

— стислу довідку про виконання;

— слова «ДО СПРАВИ» та номер справи, до якої має бути підшитий документ;

— дату скерування документа до справи;

— підпис керівника структурного підрозділу або виконавця

Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить:

— запис «Інформація перенесена на машинний носій»;

— підпис особи, відповідальної за перенесення даних;

— дату перенесення

Містить:

— скорочену назву організації, що отримала документ;

— дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:

— назву організації;

— дату надходження;

— індекс документа.

Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа

35

Загальні вимоги до складання та оформлення документів

< пред след >
вернуться к содержанию
вернуться к списку источников

перейти на главную страницу



Релевантная научная информация

§*3. Основні правила оформлення реквізитів




  1. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Навч. посібник. — К.: Літера, 2000. — 480 с. - Деловой язык
  2. §*3. Основні правила оформлення реквізитів - Деловой язык
  3. ПЕРЕДМОВА - Деловой язык
  4. § 2. Формуляр документа - Деловой язык
  5. § 5. Оформлення сторінки - Деловой язык
  6. § 1. Класифікація листів - Деловой язык
  7. 10.5. МІЖНАРОДНА ПОШТА - Учебники по международному праву
  8. 14.3. ПРАЦЕВЛАШТУВАННЯ ІНОЗЕМЦІВ В УКРАЇНІ ТА ГРОМАДЯН УКРАЇНИ ЗА КОРДОНОМ - Учебники по международному праву
  9. 18.2.2. Регламент Міжнародного комерційного арбітражного суду - Учебники по международному праву
  10. Электронная книга -портал научной литературы!
  11. 2.4. Основні екологічні закони - Экология и природопользование
  12. 1. СОЦИАЛЬНАЯ СТРУКТУРА ОБЩЕСТВА, ЕЕ ЭЛЕМЕНТЫ - Социология
  13. Глава VII НАРОДНОСТНО-НАЦИОНАЛЬНЫЕ РЕЛИГИИ - Религоведение
  14. Глава X ИСЛАМ - Религоведение
  15. Глава XI СОВРЕМЕННЫЕ НЕТРАДИЦИОННЫЕ КУЛЬТЫ - Религоведение
  16. 13.10. Любовь - Философия
  17. § 6. Лексика. Синонімічне багатство української мови. - Деловой язык
  18. § 12. Адреса - Деловой язык
  19. § 17. Розділові знаки при відокремлених прикладках - Деловой язык
  20. § 21. Розділові знаки при відокремлених додатках - Деловой язык
Другие источники научной литературы направления

Деловой язык